I. INTRODUCCIÓN.
Teniendo en cuenta las características de autenticidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad que deben tener los datos en las plataformas tecnológicas de telemedicina conforme a lo determinado por la Resolución 2654 de 2019, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, por medio de este documento se describen los términos y condiciones aplicables al acceso y uso de la ALONE PATIENTS APP (en adelante, la "App"), a partir de la cual, los usuarios de CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR (en adelante, el "prestador de servicios") podrán acceder a los servicios de salud en la categoría de telemedicina interactiva. En ese orden de ideas, mediante la App se busca facilitar el acceso y la oportunidad en la prestación de servicios de salud en cualquiera de sus fases, a saber, promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.
II. DEFINICIONES.
Para la comprensión de los presentes términos y condiciones se relacionan las siguientes definiciones:
a. Telemedicina: Provisión de servicios de salud a distancia en los componentes de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, por profesionales de la salud que utilizan tecnologías de la información y la comunicación, que les permiten intercambiar datos con el propósito de facilitar el acceso y la oportunidad en la prestación de servicios a la población que presenta limitaciones de oferta, de acceso a los servicios o de ambos en su área geográfica.
b. Telemedicina interactiva. Es la relación a distancia utilizando tecnologías de información y comunicación, mediante una herramienta de video llamada en tiempo real, entre un profesional de la salud de un prestador y un usuario, para la prestación de servicios de salud en cualquiera de sus fases.
c. Servicio de salud: Es la unidad básica habilitable del Sistema Único de Habilitación, conformado por procesos, procedimientos, actividades, recursos humanos, físicos, tecnológicos y de información con un alcance definido, que tiene por objeto satisfacer las necesidades en salud en el marco de la seguridad del paciente, en los componentes de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y paliación.
d. Proveedor tecnológico. Persona jurídica, que proporciona servicios relacionados con TIC (plataforma y servicios tecnológicos) y son responsables del aprovisionamiento, habilitación, configuración, mantenimiento, operación
e. Historia Clínica: es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento Únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley
f. Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
g. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
h. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión i. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pÚblica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
j. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pÚblica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
k. Autorización para el tratamiento de datos: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado que el titular de la información y datos personales puede otorgar al prestador del servicio para que este Último pueda ejecutar actividades que impliquen el tratamiento de dichos datos e informaciones.
l. Firma electrónica. Códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, como lo dispone el artículo 2.2.2.47.1. del Decreto 1074 de 2015.
III. NATURALEZA JURíDICA DE LA RELACIóN
Los términos y condiciones que se establecen a continuación regulan la provisión de servicios de salud entre el prestador de servicios y sus usuarios, a través de la modalidad de telemedicina, específicamente, telemedicina interactiva, la cual preservará las características de calidad de la atención en salud, que incluyen la accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad. El uso de la App ratifica el acuerdo y aceptación por parte del usuario de los términos y condiciones aquí establecidos. Es responsabilidad del usuario enterarse suficientemente del contenido de los términos y condiciones antes de hacer uso de la App. Al utilizar la App el usuario acepta en forma expresa que el uso de esta se realiza bajo responsabilidad y riesgo exclusivo del usuario. IV. MODIFICACIóN Se podrán modificar autónomamente y en cualquier momento en aspectos formales, procedimentales o sustanciales los presentes términos y condiciones de uso de la App, los cuales serán actualizados, comunicados y puestos a disposición de los usuarios en la App, siendo la Última versión publicada la que regulará la provisión de los servicios de salud por parte del prestador mediante la categoría de telemedicina interactiva. Se garantiza que toda modificación a los presentes términos y condiciones se realizará teniendo en cuenta la normatividad vigente colombiana en materia de telemedicina y en concordancia con las características de autenticidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad que deben tener los datos en las plataformas tecnológicas de telemedicina, lo anterior, conforme a lo determinado por la Resolución 2654 de 2019 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
V. SOBRE LA APP
Se trata de una aplicación mediante la cual los usuarios podrán acceder a los servicios de salud del prestador de servicios en la categoría de telemedicina interactiva, es decir, mediante una herramienta de video llamada o llamada en tiempo real. La App podrá ser descargada en dispositivos móviles por medio de tiendas virtuales de aplicaciones de Google (Google Play) o Apple (App Store) o puede ingresarse a la misma a través de la página web https://alone.com.co/alone En ese sentido, se trata de una herramienta tecnológica para la provisión de servicios de salud a distancia.
VI. REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS - USUARIOS
Para poder acceder a la App los usuarios deben contar con los siguientes elementos:
Conexión a internet a través de smartphone o PC
No requiere ancho de alta velocidad (G3 o superior preferiblemente), se recomienda acceso vía Wifi.
Cuenta registrada en ALONE PATIENTS APP.
Sirve cualquier cámara estándar del mercado actual (sujeta a calidad de video, con afectación mínima).
VII. CUENTA DE USUARIO
Los usuarios tienen como condición necesaria la creación de una Cuenta de Usuario, donde se solicitarán datos como identificación, nombre, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, dirección de correo electrónico y prestador. El usuario deberá completar su información personal de manera exacta, precisa y verdadera y asume el compromiso de actualizar los datos personales conforme resulte necesario. Se podrán utilizar diversos medios para identificar a los usuarios, quienes se responsabilizan por equivocaciones en los datos personales provistos, por tanto, los usuarios garantizan y responden, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos personales ingresados al momento de crear la cuenta. Se podrá suspender temporal o definitivamente a aquellos usuarios cuyos datos no hayan podido ser confirmados, sin que ello genere derecho alguno a resarcimiento. El uso de la cuenta es personal e intransferible, por lo cual, los usuarios no se encuentran facultados para ceder, vender o transferir los datos de validación e ingreso a la App, ni permitir el uso de su cuenta a ningÚn tipo de terceros. No se permite que un mismo usuario inscriba o posea más de una cuenta, por tanto, en caso de que se detecten distintas cuentas que contengan datos relacionados, estas se podrán cancelar, suspender o inhabilitar. El usuario será responsable por todas las operaciones efectuadas en su cuenta, pues el acceso a la misma está restringido al ingreso y uso de su clave de seguridad, de conocimiento exclusivo del usuario. El usuario se compromete a notificar a través del mail soporte.alone@pana.com.co y en forma inmediata, cualquier uso no autorizado de su cuenta, así como el ingreso por terceros no autorizados a la misma. El usuario no podrá revelar a ninguna otra persona la contraseña usada para utilizar la App, siendo el Único responsable de cualquier mal uso dado a su contraseña. En caso de olvido de los datos de validación e ingreso, el usuario puede hacer uso de la opción "olvidó su contraseña". Las cuentas de los usuarios serán administradas por el prestador a través del proveedor tecnológico y el tratamiento de los datos recolectados se hará de conformidad con lo establecido en los presentes términos y condiciones sobre "Tratamiento y manejo de la información – habeas data", la Política de tratamiento de datos personales adoptada por el prestador, la Política de tratamiento de datos personales adoptada por el proveedor tecnológico y el consentimiento informado aceptado por el usuario. Con la creación de la cuenta, los usuarios están manifestando su voluntad de aceptación expresa e inequívoca de los presentes términos y condiciones de uso de la App y están autorizando el tratamiento de sus datos personales por parte del prestador y el proveedor tecnológico.
VIII. CAPACIDAD
En virtud de las condiciones de capacidad legal establecidas en el Código Civil Colombiano, para crear una cuenta en la App se debe ser mayor de edad, lo anterior, salvo que se trate de adolescentes considerados menores adultos por encontrarse entre los 14 y 18 años y siempre que estos figuren como afiliados cotizantes (Régimen Contributivo) o cabeza de familia (Régimen Subsidiado), segÚn corresponda, caso en el cual, dichos adolescentes podrán registrarse como usuarios en la App. Para los menores de edad que no cumplan con los anteriores requisitos, se informa que los servicios de la App también están disponibles para ser utilizados por estos, pero en calidad de beneficiarios, de tal forma que, el usuario será quien figure como su cotizante o cabeza de hogar. En este Último caso, el cotizante o cabeza de hogar será completamente responsable de cumplir con estos términos y condiciones de uso, tanto en nombre propio como en nombre y representación del menor de edad.
IX. FUNCIONAMIENTO Y DESCRIPCIóN DE LA APP
La App cuenta con las siguientes funcionalidades para los usuarios.
a) Confirmación de asistencia.
b) Ingreso a la consulta mediante inicio de sesión de video llamada o llamada en tiempo real.
c) Demás funcionalidades disponibles en la App.
X. COMUNICACIONES
El usuario acepta que el prestador podrá enviarle cualquier aviso o comunicación referente a los servicios de la App a través de medios electrónicos incluyendo, pero no limitándose a: (1) por correo electrónico, usando la dirección que el usuario proporcione, (2) mensaje de texto de servicio de mensajería corta ("SMS") al nÚmero de móvil indicado durante el registro, (3) notificaciones push en su dispositivo móvil o (4) publicando las Comunicaciones en el Sitio. La entrega de cualquier comunicación es efectiva cuando se registra como enviada, independientemente de si el usuario lee la comunicación cuando la recibe o si realmente recibe la entrega.
XI. DEBERES, RESPONSABILIDADES Y PROHIBICIONES DEL USUARIO
Con la aceptación de los presentes términos los usuarios se obligan a:
a) Utilizar la App exclusivamente para su uso personal, sin que esto implique el otorgamiento de una licencia de la tecnología de la misma de ningÚn tipo.
b) Suministrar información personal correcta y verdadera, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera.
c) Notificar al prestador a través de sus canales de atención y en forma inmediata, cualquier uso no autorizado de su cuenta, así como el ingreso por terceros no autorizados a la misma.
d) No revelar a ninguna otra persona la contraseña usada para utilizar la App
e) Abstenerse de suplantar o hacerse pasar por otro(s) usuario(s) o falsificar de alguna manera su afiliación al prestador de servicios
f) Abstenerse de utilizar la App para realizar actos contrarios a la moral, la ley, el orden pÚblico y buenas costumbres en contra del prestador de servicios, los profesionales de salud o de terceros.
g) Abstenerse de utilizar lenguaje y comportamientos abusivos que puedan considerarse inapropiados al comunicarse con los profesionales de salud.
h) Abstenerse de insertar, transmitir, compartir o publicar a través de la App cualquier material ilegal o cualquier otro material o contenido que pudiera afectar derechos de terceros o que pueda dar lugar a cualquier responsabilidad civil o penal en los términos de la normatividad vigente.
i) Abstenerse de distribuir virus u otros códigos informáticos dañinos a través de la App.
j) No utilizar ningÚn dispositivo, software, rutina ni datos para obstruir o intentar obstruir el funcionamiento correcto de la App. Las conductas enunciadas en los literales f), g) h), i) y j), darán lugar a que el prestador suspenda en forma temporal o inhabilite definitivamente la cuenta del usuario.
XII. DEBERES DEL PRESTADOR
En virtud de los presentes términos el prestador de servicios se obliga a:
a) Suministrar información cierta, suficiente, clara y actualizada respecto de los servicios ofrecidos a través de la App,
b) Utilizar la información recolectada Únicamente para los fines establecidos y autorizados en los presentes términos y condiciones, el consentimiento informado y la política de tratamiento de datos personales del prestador;
c) Suministrar el respectivo consentimiento informado a los usuarios, el cual contendrá los parámetros determinados en la resolución 2654 de 2019.
d) Propender por la autenticidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad de los datos.
e) Utilizar las técnicas necesarias para evitar el riesgo a la suplantación, alteración, pérdida de confidencialidad y cualquier acceso indebido o fraudulento o no autorizado a la misma
f) Verificar las condiciones de seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos que se recogen, transmiten o tratan a través de la App.
XIII. CONSENTIMIENTO INFORMADO.
Para poder acceder a la video consulta interactiva en tiempo real con un profesional de la salud, el usuario (o su representante) deberá aceptar ser atendido por parte del prestador de servicios en la modalidad de telemedicina interactiva, para lo cual, se pondrá a disposición del usuario un consentimiento informado, en el que se indicará cómo funciona la atención mediante la App, el alcance, los riesgos, los beneficios, las responsabilidades, el manejo de la privacidad y confidencialidad, el manejo de sus datos personales, los protocolos de contacto, las condiciones para prescripción, los procedimientos a seguir en situaciones de emergencia, los procedimientos a seguir por fallas tecnológicas incluidas las de comunicación y los riesgos de violaciones de la confidencialidad durante las consultas virtuales. Se dejará constancia del consentimiento en la historia clínica del usuario, quien, con su firma electrónica declarará que comprendió la información entregada y que aceptó ser atendido en esta modalidad. Dicha firma es validada con su registro de acceso.
XIV. TRATAMIENTO Y MANEJO DE LA INFORMACIóN – HABEAS DATA
Conforme al artículo 24 de la resolución 2654 de 2019, el prestador de servicios es el responsable del cumplimiento del régimen de protección de datos para efectos de garantizar la privacidad, seguridad, integridad y confidencialidad de la información suministrada y de los datos a los que tenga acceso. En ese sentido, la información entregada por los usuarios será administrada por el prestador de servicios, implicando su recolección; almacenamiento y circulación dentro de la organización. Acorde a lo precedente, el tratamiento de los datos personales recolectados por el prestador del servicio mediante la App se dará de conformidad con la Política de tratamiento de datos personales adoptada por este, la cual podrá consultar en la parte inferior de la página web , y dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativa aplicable en materia de los derechos a la intimidad, buen nombre y habeas data. La información recolectada mediante la App es suministrada por los usuarios de forma libre y voluntaria, quienes autorizan su recolección, almacenamiento y utilización para las siguientes finalidades:
Acceder a la App y sus servicios, agendar una consulta e iniciar una videollamada en tiempo real entre el profesional de la salud y el usuario.
Realizar la identificación y autenticidad de los usuarios
Cumplir los fines que señalen las normas en materia de historias clínicas. En caso de realizarse la grabación de las videollamadas, estas serán incluidas como un documento electrónico en las historias clínicas de los usuarios.
Prevenir fraudes
Enviar notificaciones, anuncios, mensajes y recordatorios sobre las consultas agendadas o sobre aspectos relacionados con la App.
Las demás finalidades establecidas en la política de tratamiento de datos personales del prestador, la cual se presenta a los usuarios al momento de la creación de su cuenta. El prestador mantendrá la confidencialidad y reserva de los datos personales recogidos por medio de la App y los utilizará Única y exclusivamente para las anteriores finales autorizadas por los usuarios y por la ley. Con la creación de la cuenta los usuarios están autorizando el tratamiento de sus datos personales por parte del prestador y su proveedor tecnológico como encargado. La política de tratamientos de datos del proveedor tecnológico del prestador se encuentra disponible en www.pana.com.co
XV. CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACIóN.
Teniendo en cuenta que el artículo 5 de la ley 1581 de 2012 incluyó dentro de los datos sensibles aquellos relativos a la salud de las personas y los referentes a los datos biométricos, que el contenido de las historias clínicas es de carácter reservado por involucrar derechos a la privacidad e intimidad de los usuarios y que a través del uso de la App se recolectan datos relativos a la salud y posiblemente datos biométricos, el prestador del servicio garantiza que mantendrá los datos de los usuarios bajo absoluta reserva, que la App cumple con los criterios de seguridad del servicio en el intercambio de información, que la App cuenta con permisos de acceso por origen y usuario y que la App dispone de certificados de seguridad que garantizan la privacidad y la confidencialidad de la información. En ese sentido, la App posee las medidas técnicas idóneas para evitar la suplantación, alteración, divulgación, pérdida de confidencialidad, mal uso, alteración, acceso indebido, fraudulento o no autorizado y robo de los datos personales por parte de terceros. Por su parte, el literal a) del artículo 1 de la Resolución 1995 de 1994, señala que la historia clínica es un documento privado, obligatorio, sometido a reserva y que Únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. Por su parte, el artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999 señala que podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en principio, el paciente y los terceros autorizados por el, y, adicionalmente, el equipo de salud y las autoridades judiciales y de salud. Conforme lo anterior, el prestador del servicio garantiza que el acceso a la historia clínica solo se dará en los términos anteriores y se entiende en todos los casos, Única y exclusivamente, para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes.
XVI. USO DE LA FIRMA ELECTRóNICA.
Tendrá plena validez la firma electrónica que se utilice en cualquiera de los documentos generados en los procesos de atención mediante la App, la cual es validada con su registro de acceso.
XVII. LIMITACIONES A LA RESPONSABILIDAD DEL PRESTADOR
El prestador administra por medio de terceras personas la App. En ningÚn caso el prestador ni su(s) proveedor(es) tecnológico(s) responderán por: • Daños directos, indirectos, imprevistos, especiales o emergentes que sufra el usuario, ya sea por el uso o falta de capacidad para usar la App, incluidos de forma no exclusiva, los errores, omisiones, interrupciones, eliminación o corrupción de archivos, virus, demoras en la operación o transmisión, o cualquier otro tipo de error en el funcionamiento.
Perjuicios resultantes de dificultades técnicas o fallas en los sistemas o en Internet.
Indemnizaciones, en virtud de perjuicios resultantes por i) el incumplimiento y/o violaciones a los presentes términos y condiciones de uso; ii) el uso de forma indebida de la App; y ii) La falta de adhesión o seguimiento a las recomendación/es que se le realicen por parte del Profesional de Salud. No se garantiza el acceso y uso continuado, ininterrumpido o sin errores de su App, toda vez que la misma puede eventualmente no estar disponible debido a dificultades técnicas o fallas de Internet, o por cualquier otra circunstancia ajena al prestador; en tales casos, se procurará restablecerlo con la mayor celeridad posible sin que por ello pueda imputársele algÚn tipo de responsabilidad al prestador.
XVIII. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
La App y todas sus características y funcionalidades (incluyendo, pero no limitado, al software, diseño, selección y arreglo) son de propiedad del proveedor tecnológico del prestador de servicios, a saber, PANA BUSINESS SAS, identificado con NIT. 800076093, de conformidad con la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Decisión Andina 486 de 2000 y demás normas o disposiciones que las modifiquen. Queda prohibido todo acto de copia, reproducción, modificación, creación de trabajos derivados, venta o distribución, exhibición de los contenidos, de ninguna manera o por ningÚn medio, incluyendo más no limitado a, medios electrónicos, mecánicos de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole. Todas las marcas, enseñas, logos y cualquier otro signo distintivo insertados, usados y/o desplegados en la App son de propiedad exclusiva del prestador de servicios, su proveedor tecnológico, sus entidades afiliadas u otras entidades relacionadas por medio de convenio al prestador segÚn sea el caso. Así mismo, el proveedor tecnológico y el prestador de servicios poseen las autorizaciones correspondientes para el uso de las imágenes, gráficas, iconos, caracteres, mÚsica, textos, software, videos y otros contenidos de la App (en adelante el "contenido"), así como otros códigos y textos en cualquier formato (en adelante el "código") utilizadas para la implementación y funcionalidad de la App. NingÚn código o contenido podrá ser modificado, alterado, copiado, distribuido, retransmitido, expuesto, utilizado, reproducido, comercializado y/o publicado bajo ningÚn concepto, con excepción de lo que esté expresamente autorizado por estas normas y en las instrucciones de cada sección de esta App. Cualquier modificación o uso del contenido o código de esta App para propósitos diferentes de los permitidos constituye una violación de las leyes de derechos de autor (Copyright) y otros derechos de propiedad intelectual, así como a las normas penales a que dé lugar la situación particular.
XIX. DECLARACIONES FINALES
Los presentes términos y condiciones de uso y la utilización de la App se regirán por las leyes de la RepÚblica de Colombia.
El usuario entiende que al marcar o presionar las casillas sobre aceptación de los términos y condiciones de uso, autorización para el tratamiento de datos personales y consentimiento informado, está aceptando el contenido de los dichos documentos.
El prestador de servicios ni su proveedor tecnológico son responsables de la anchura de banda de Internet o de datos y la señal del dispositivo móvil del usuario.
XX. CANALES DE CONTACTO
Usted podrá contactarnos a través del correo electrónico soporte.alone@pana.com.co ,